Puede gestionar el presupuesto de los usuarios y grupos de usuarios. Tiene que crear uno o varios centros de costes en cada tienda web. y asignar un presupuesto a cada centro de costes. A continuación, podrá asignar uno o varios usuarios y grupos de usuarios a cada centro de costes. En el caso de los usuarios asignados, el precio de los pedidos se resta del presupuesto. Puede establecer un precio de pedido máximo para cada usuario o grupo de usuarios. El responsable de aprobación tendrá que aceptar o rechazar el pedido si este supera el precio máximo. La aceptación o el rechazo solo se aplicará al precio de un pedido completo. Los responsables de aprobación no pueden aceptar o rechazar los precios de los diferentes trabajos que conforman un pedido.
NOTA
Cuando se habilita el flujo de trabajo de pago, se deshabilita el flujo de trabajo de gestión de presupuestos.
En este tema se describe toda la configuración del flujo de trabajo de gestión de presupuestos.
Los ajustes de los centros de costes se configuran en el espacio de trabajo [Configuración]:
Crear uno o varios centros de costes para cada tienda web
Asignar centros de costes a los usuarios y grupos de usuarios de cada tienda web
Los ajustes de aprobación de precios se configuran en el espacio de trabajo [Configuración]:
Configurar el precio máximo predeterminado de un pedido en cada tienda web
Configurar el precio máximo de un pedido para los usuarios y grupos de usuarios de cada tienda web
Puede configurar el precio máximo de un pedido para los usuarios y grupos de usuarios de cada tienda web. Estos ajustes personalizados tienen prioridad sobre el precio máximo predeterminado del pedido establecido en cada tienda web.
Si lo desea, también puede definir una interfaz entre el servidor PRISMAdirect y el servidor uniFLOW. El servidor uniFLOW gestiona los centros de costes y el flujo de trabajo de aprobación de precios.
Puede cambiar el presupuesto disponible y restablecer el presupuesto gastado. El presupuesto reservado es un paso del flujo de trabajo de aprobación y, por tanto, no se puede restablecer ni modificar.
Presupuesto disponible:
Presupuesto total disponible para los usuarios del sitio web.
Presupuesto invertido:
Importe gastado hasta el momento por todos los usuarios del centro de costes correspondiente. Puede restablecer el presupuesto gastado por centro de costes de forma manual.
Presupuesto reservado:
Un usuario envía un pedido que cuesta 10 USD. El responsable de aprobación debe aceptar o rechazar el precio del pedido. Mientras se está a la espera de su aceptación o rechazo, se agregan 10 USD al presupuesto reservado.
Si se acepta el pedido, los 10 USD pasan al presupuesto gastado.
Si se rechaza el pedido, los 10 USD pasan al presupuesto disponible.
Haga clic en [Tienda web] - <tienda web> - [Precios] - [Centros de costes].
Haga clic en [Nuevo centro de costes] para crear el centro de costes de nivel superior.
Haga clic en el icono con el signo más para agregar un centro de costes.
Especifique un nombre y una descripción para el centro de costes.
Puede utilizar los siguientes caracteres: 'a - z', 'A - Z', '0 - 9', '_' . Se permite el uso de espacios en los nombres.
Especifique la dirección de correo electrónico del responsable de aprobación de este centro de costes. Use un punto y coma para separar las diferentes direcciones de correo electrónico.
El responsable de aprobación de costes recibe un correo electrónico cuando el presupuesto gastado supera el umbral especificado.
Defina el presupuesto disponible para el centro de costes.
[Enviar advertencia en el umbral [%]:]
Defina un porcentaje del presupuesto disponible. El responsable de aprobación de costes recibe un correo electrónico cuando el presupuesto gastado supera el umbral especificado. El responsable de aprobación puede aumentar o reducir el presupuesto disponible o restablecer el presupuesto gastado.
Puede editar el mensaje de correo electrónico (consulte [Procesamiento de pedidos] - [Configuración de flujo de trabajo] - [Plantillas de correo electrónico] ).
[Utilizar centro de costes en un nivel inferior:]
Por ejemplo, puede crear un centro de costes de nivel superior que contenga el presupuesto total. Posteriormente, puede crear un centro de costes por departamento. El centro de costes para cada departamento emplea parte del presupuesto total. Si habilita esta opción para el centro de costes de nivel superior, los usuarios pueden seleccionar solo uno de los centros de costes departamentales.
Seleccione el centro de costes predeterminado.
Cuando se asignan varios centros de costes a una tienda web, se puede seleccionar el centro de costes predeterminado para dicha tienda web. Los clientes pueden seleccionar cualquiera de los centros de costes de la tienda web.
Haga clic en [Guardar].
Para asignar usuarios, haga clic en [Gestión de usuarios] - [Usuarios] - [Centros de costes] - <tienda web>.
Para asignar grupos de usuarios, haga clic en [Gestión de usuarios] - [Grupos de usuarios] - [Centros de costes] - <tienda web>.
Seleccione un usuario.
Aparecen los centros de costes disponibles para el usuario.
Haga clic en la casilla para asignar un centro de costes al usuario.
Se pueden asignar varios centros de costes al usuario. Los centros de costes se agregan a [Centros de costes asignados].
Haga clic en el icono Ver para ver la configuración del centro de costes. El icono aparece al situar el puntero del ratón sobre el centro de costes.
Desactive los centros de costes que desee quitar del usuario en la sección[Centros de costes disponibles].
También puede hacer clic en el icono Suprimir de la sección [Centros de costes asignados]. El icono aparece al situar el puntero del ratón sobre el centro de costes.
Haga clic en [Guardar].
Haga clic en [Tienda web] - <tienda web> - [Precios] - [Flujo de trabajo de aprobación de precio].
Haga clic en [Nuevo nivel].
Defina el precio máximo de un pedido del nivel actual. Puede escribir un valor en el cuadro de número.
Especifique la dirección de correo electrónico del responsable de aprobación del nivel actual. Use un punto y coma para separar las diferentes direcciones de correo electrónico.
El responsable de aprobación recibe un correo electrónico cuando el precio del pedido supera el máximo establecido para el nivel actual. El responsable de aprobación del nivel actual deberá aprobar o rechazar el pedido. Si el precio supera el máximo del siguiente nivel, un responsable de aprobación de ese nivel también deberá aprobar o rechazar el pedido.
NOTA
El responsable de aprobación de nivel 1 puede reenviar el formulario de aprobación al responsable de nivel 2.
Haga clic en el botón [Nuevo nivel] para definir un precio máximo para el nuevo nivel. El precio máximo del nuevo nivel debe ser superior al precio máximo del nivel anterior.
[Permitir que un responsable de aprobación dé su aceptación en nombre de un responsable de nivel superior]
Cuando se habilita esta opción, todos los responsables de aprobación pueden aceptar o rechazar un pedido, independientemente de su precio.
Haga clic en [Guardar].
Puede configurar el precio máximo de un pedido para los usuarios y grupos de usuarios de cada tienda web. Estos ajustes personalizados tienen prioridad sobre el precio máximo predeterminado del pedido establecido en cada tienda web.
Si desea personalizar el precio máximo de un pedido para:
Usuarios: haga clic en [Gestión de usuarios] - [Usuarios] - [Flujo de trabajo de aprobación de precio] - <tienda web>.
Grupos de usuarios: haga clic en [Gestión de usuarios] - [Grupos de usuarios] - [Flujo de trabajo de aprobación de precio] - <tienda web>.
Seleccione un usuario o un grupo de usuarios.
Haga clic en [Nuevo nivel].
Defina el precio máximo de un pedido del nivel actual. Puede escribir un valor en el cuadro de número.
Especifique la dirección de correo electrónico del responsable de aprobación del nivel actual. Use un punto y coma para separar las diferentes direcciones de correo electrónico.
El responsable de aprobación recibe un correo electrónico cuando el precio del pedido supera el máximo establecido para el nivel actual. El responsable de aprobación del nivel actual deberá aprobar o rechazar el pedido. Si el precio supera el máximo del siguiente nivel, un responsable de aprobación de ese nivel también deberá aprobar o rechazar el pedido.
NOTA
El responsable de aprobación de nivel 1 puede reenviar el formulario de aprobación al responsable de nivel 2.
Haga clic en el botón [Nuevo nivel] para definir un precio máximo para el nuevo nivel. El precio máximo del nuevo nivel debe ser superior al precio máximo del nivel anterior.
[Permitir que un responsable de aprobación dé su aceptación en nombre de un responsable de nivel superior]
Cuando se habilita esta opción, todos los responsables de aprobación pueden aceptar o rechazar un pedido, independientemente de su precio.
Haga clic en [Guardar].